Как оформить нового сотрудника. Прием на работу

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК) в статье 26 определяет перечень документов, необходимых при приеме на работу. Согласно ТК наниматель обязан потребовать от гражданина документы, которые определены законодательством как необходимые для заключения трудового договора, а гражданин в свою очередь должен данные документы предоставить. Среди таких документов:

• Удостоверяющий личность;
• Документы по воинскому учету (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);
• Трудовая книжка, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;
• Об образовании или об обучении, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;
• Направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников;
• Индивидуальная программа реабилитации инвалида (для инвалидов);
• Декларация о доходах и имуществе, страховое, медицинская справка о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Запрещается требовать при заключении трудового договора документы, не предусмотренные законодательством.

Также отметим, что наниматели могут запрашивать характеристику работника с предыдущего места работы в ряде случаев (согласно Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 N 5 "Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций").

Существуют также особенности в перечне предоставляемых документов некоторыми категориями граждан при приеме на работу (к примеру, если гражданин принимается на первое место работы; при приеме на работу по совместительству к другому нанимателю; при приеме на работу иностранных граждан и др.).

Многие наниматели при приеме работника на работу просят последнего написать заявление о приеме на работу. Хотя такое заявление и не отнесено к документам, которые работник обязан представить (согласно ТК), тем не менее, его написание не противоречит нормативным правовым актам Республики Беларусь. Так, для нанимателя заявление подтверждает волеизъявление работника вступить в трудовые отношения, а для работника – является доказательством проявления инициативы заключения трудового договора.

В организации функцию принятия документов при приеме на работу и оформление сотрудника в штат выполняет отдел кадров. В тех организациях, где нет отдела кадров, кадровыми вопросами занимается специалист, в обязанности которого входит ведение кадров данной организации. Также обязанность ведения кадрового учета может быть возложена по договору на юридическую компанию. Стоимость кадрового учета в нашей компании можно увидеть по ссылке.

Законодательством предусмотрена ответственность нанимателя при приеме на работу без представления необходимых документов. В соответствии со КоАП прием на работу без документов, подлежащих обязательному предъявлению при заключении трудового договора, влечет наложение штрафа в размере до пяти базовых величин. При повторном совершении в течение года после наложения административного взыскания этого же правонарушения размер штрафа возрастает до десяти базовых величин. Работник, принятый без предоставления указанных выше документов, может впоследствии быть уволен по ТК в связи с нарушением установленных правил приема на работу.

После получения необходимых документов при приеме на работу алгоритм кадровых действий должен быть следующим:

• Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами нанимателя, связанными с его трудовой деятельностью;
• Оформление трудового договора в письменной форме;
• Издание приказа о приеме на работу;
• Проведение инструктажа по охране труда (и оформление данного этапа);
• Оформление личной карточки работника;
• Включение сведений о работнике в табель учета использования рабочего времени;
• Оформление личного дела работника, если ведение личных дел предусмотрено нанимателем;
• Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника.

Вероника Бичун,

Юрист компании АЛИАТ, специализация - Трудовое право